Företaget
Rubin Medical är specialister på diabetes – framför allt typ 1 – och arbetar med diabetshjälpmedel i Sverige, Danmark, Norge och är i uppstartsfasen i Finland. De producerar produkter som insulinpumpar, CGM eller långtids-CGM och även tillbehör och bärsystem.
Rubin Medical ingår i den börsnoterade internationell industrikoncern Indutrade.
Utmaningen
Rubin Medical är ett företag som växer och har vuxit mycket på kort tid. Det ökar kraven på att kunna presentera uppföljningar och analyser på ett bra sätt, så känner Annika Ekström, ekonomichef på Rubin Medial och den drivande kraften bakom att ta steget från Excelrapportering till business intelligence. Annika har själv suttit och skapat sina rapporter från Excel genom åren och till sist hade hon ett stort berg med rapporter som skulle ut varje månad vilket blev otroligt tungrott. Ungefär samtidigt var Håkan Jöne, VD på Vimur, på uppdrag hos Rubin Medical och såg över deras SOP-process. Då fick Annika upp ögonen för Power BI.
Jag förstod rent logiskt att rapporteringen måste gå att göra på ett snabbare sätt men jag hade varken tid eller möjlighet att göra det själv. När jag pratade med Håkan nappade jag direkt och kände mig otroligt förväntansfull.
Det största behovet fanns inom uppföljning av alla volymer och produkter, att se flödet, trenderna och försäljningen, vem som köper vad och i vilken utsträckning. Rubin Medicals marknad ser lite annorlunda ut då dom vänder sig mot Nordens länder och regioner vilket betyder att de är styrda av upphandlingar i olika tidscykler, därför är det viktigt att förstå köpbeteendet hos sina kunder.
Lösningen och resultatet
Arbetet började med att få in Sverige, Danmark och Norge i Power BI samtidigt. Det var bara Finland som stod utanför men det berodde på andra faktorer som att organisationen där är i uppstartsfasen.
Parallellt med att BI-strukturen av tog form fortsatte Annika med Excel men så småningom kunde hon mer och mer gå över till Power BI och fick känna på hur kort tid en dataanalys kunde ta.
Istället för att göra en stor jobbinsats varje månadsskifte så uppdaterar jag idag mina databaser ungefär var fjärde dag, detta gör att analyserna hela tiden är aktuella. Vi är inte färdiga än men jag är väldigt förväntansfull och positiv. Allt material finns, bara vi själva som sätter gränserna.
Implementeringen av Power-BI har lett till andra förändringar på Rubin Medical. Utöver Power BI-lanseringen stöttar Vimur med upphandlingshjälp av affärssystem, design av nytt prognostiseringsverktyg och fortsatt utveckling av S&OP-processen.
Vimur förstår vår verksamhet och våra behov. Jag vill luta mig mot konsulter som vet var vi är på väg och kan fånga upp våra tankar. Då känns det tryggt att ta ett så stora beslut och genomgå förändringar.
Utvecklingen av Power-BI fortskrider. Det är idén om att omfördela tid och jobba proaktivt som sporrar Annika. Tid är dyrbart och speciellt i den kraftiga expansionsfas som företaget befinner sig i. Därför verkar Annika för att omfördela krafterna med hjälp av beslutstödet, inte bara för sig själv utan för hela företaget. Istället för att skapa stela Excel-rapporter ska hon skräddarsy aktuella analyser och vara ett med sina data.
Vill du läsa mer om Rubin Medical klicka här.
